Informativa sintetica per Istituti Scolastici

Bibliogram è una piattaforma digitale per la gestione e la valorizzazione della biblioteca scolastica, progettata nel rispetto della normativa GDPR (Reg. UE 2016/679).

Ruoli nel trattamento dei dati

  • Titolare del trattamento: Istituto Scolastico
  • Responsabile del trattamento: Mamoka Srl (fornitore della piattaforma Bibliogram)

Mamoka Srl tratta i dati esclusivamente per conto della scuola e per le finalità connesse al servizio.

Tipologia di dati trattati

Per l’utilizzo della piattaforma vengono trattati:

  • Dati identificativi: nome, cognome, email
  • Dati di utilizzo: attività svolte sulla piattaforma (prestiti, recensioni, commenti, ricerche, interazioni)

❗ Non vengono trattati dati particolari (sensibili) ai sensi dell’art. 9 GDPR.

Finalità del trattamento

I dati sono trattati esclusivamente per:

  • gestione della biblioteca scolastica (catalogo, prestiti)
  • partecipazione attiva degli alunni (recensioni, suggerimenti)
  • funzionamento delle funzionalità educative e motivazionali della piattaforma

Base giuridica

Il trattamento dei dati personali all’interno della piattaforma Bibliogram avviene sulla base di due distinti fondamenti giuridici, a seconda delle funzionalità utilizzate:

1. Esecuzione di un compito di interesse pubblico (Art. 6, par. 1, lett. e, GDPR)

La scuola tratta i dati identificativi minimi degli alunni (nome e cognome) per le finalità strettamente connesse alla gestione del servizio di biblioteca scolastica: inserimento dell’anagrafica, gestione dei prestiti e delle restituzioni dei libri.

In questo ambito non è prevista l’attivazione dell’accesso diretto dell’alunno alla piattaforma tramite SSO (Google/Microsoft). Il trattamento è necessario per garantire il diritto allo studio e la fruizione dei servizi didattici istituzionali; pertanto, non è richiesto il preventivo consenso dei genitori.

2. Consenso dei genitori (Art. 6, par. 1, lett. a, GDPR)

Per l’attivazione delle funzionalità di partecipazione attiva e delle funzionalità educative e motivazionali, la base giuridica è il consenso esplicito fornito dai genitori o dai tutori legali nell’ambito di: creazione del profilo utente personale, accesso alla piattaforma tramite autenticazione (Google Workspace o Microsoft 365), pubblicazione di recensioni, commenti, suggerimenti di lettura e interazioni con la community scolastica.

In questo ambito il consenso è facoltativo. Il mancato rilascio del consenso non pregiudica la possibilità per l’alunno di accedere al prestito dei libri cartacei, che rimarrà gestito dal personale scolastico.

Modalità di accesso

Per la sola gestione prestiti: l’alunno non accede direttamente; il servizio è gestito dal personale scolastico tramite le anagrafiche inserite degli alunni.

Per le funzionalità interattive (previo consenso): accesso tramite account creati dalla scuola o autenticazione tramite Google Workspace/Microsoft 365 for Education (SSO).

Localizzazione e trasferimento dati

  • I dati sono ospitati su infrastruttura AWS – Regione Milano (UE)
  • Non sono previsti trasferimenti extra-UE

Misure di sicurezza

Bibliogram adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

  • autenticazione protetta
  • controllo degli accessi
  • sistemi di backup

Conservazione dei dati

I dati saranno trattati per tutta la durata del ciclo scolastico dell’alunno presso l’Istituto e rimossi in caso di cessazione del servizio o su richiesta (per i dati basati su consenso).

Visibilità e condivisione dei contenuti

  • Le attività degli utenti sono visibili all’interno dell’Istituto Scolastico
  • Le recensioni e valutazioni possono essere pubbliche in forma anonimizzata; la scuola si impegna a istruire gli alunni a non inserire dati personali all’interno dei testi delle recensioni.
  • Non è prevista diffusione di dati personali degli alunni all’esterno

Evoluzioni della piattaforma

Eventuali estensioni della visibilità tra più Istituti avverranno solo previa autorizzazione della scuola e nel rispetto della normativa vigente.

Documentazione e approfondimenti

Contatti

Per qualsiasi approfondimento GDPR o confronto con il DPO dell’Istituto:
info@bibliogram.it